Cuida tu efectivo

Cuida tu efectivo El efectivo o tesorería es la cantidad de dinero que una empresa tiene en su cuenta bancaria en un momento dado. Simboliza la sangre de la compañía: sin ella, el cuerpo se queda sin medios para operar. Por esta razón, si el saldo en la cuenta bancaria baja peligrosamente o se convierte en negativo, como dueños de la empresa vamos a consagrar toda nuestra energía en resolver el problema, lo que se verá reflejado en una falta de atención a nuestros clientes actuales y la incapacidad para conseguir más y ofrecerles nuevos o mejores productos o servicios. De esta forma, la empresa pasa de un estado creativo -donde lo que importa es generar ideas para servir al cliente- a un estado de sobrevivencia o quiebra. La proyección de los movimientos de tesorería ilustra los momentos críticos en los que el dinero entra o sale durante un mes. Al preparar un presupuesto de efectivo, observarás las cantidades de dinero que representan los ingresos y egresos que tu negocio espera recibir y pagar en cierto período. Si lo utilizas de manera juiciosa, este plan te permitirá mejorar tus decisiones y ejercer un mejor control sobre los gastos. Además, te serviría como una señal de alerta, ya que te mostrará, en forma rápida, los momentos en los que los gastos se vuelven excesivos o cuando no se cumplen los objetivos de ventas. Es decir, te permitirá llevar un control y podrás prever el financiamiento de una eventual falta de efectivo; así como decidir a tiempo en dónde invertir de manera temporal los excedentes de capital. En el mercado existen varias hojas de cálculo, entre las más conocidas están Excel, Lotus 123 y Quatro Pro. Estos programas pueden ser de gran utilidad para la elaboración de una hoja de trabajo que muestre los movimientos de tesorería de tu negocio. LOS PASOS CLAVE Puedes realizar un Plan de Tesorería en tres sencillos pasos. Ten en cuenta que lo importante es la calidad de la información que incluyas en tu trabajo. Paso 1: Evaluar las entradas de efectivo. Encuentra un método eficiente para estimar, presupuestar o pronosticar, tus entradas de efectivo todos los meses. En el caso de empresas nuevas, se puede utilizar, como punto de partida, la cantidad de ingresos mensuales promedio que un competidor de tamaño similar a nuestro negocio tiene en el mercado en el que deseamos participar. Es recomendable realizar ajustes de acuerdo a las tendencias que los expertos en la industria proyecten para ese año. Una buena idea es acercarse a la cámara de comercio del sector y preguntar sobre las previsiones para el año; así como leer revistas especializadas que hagan estudios del comportamiento de nuestra industria en particular y de la economía en general. También es necesario prever la estacionalidad del negocio y que en algunos meses se venderá menos que en otros. En la mayoría de las industrias tendremos que considerar hasta un 50% menos de ingreso durante los primeros meses del año, sobre todo, enero y febrero. En el caso de empresas que ya están operando, es útil poner como punto de referencia las ventas obtenidas el año anterior. Por ejemplo, utilizar las ventas de marzo de 2009 para proyectar las de marzo de 2010. Si las previsiones para la economía y la industria predicen un crecimiento general del 4% para el año siguiente, y un 5 % de inflación, es aceptable proyectar un aumento mensual, de los ingresos del 9%. Es importante incluir notas que expliquen cualquier fluctuación poco habitual en las cifras de años anteriores. Si parte de tus productos o servicios los vendes a crédito, asegúrate de incluir como entrada mensual únicamente la parte de la venta que cobrarás en efectivo durante ese mes, además, lo que has vendido a crédito en meses anteriores y cuyo cobro realices en ese mes. ¡Nunca registres una venta más de una vez! Incluye cualquier otra entrada de efectivo que planees obtener por causas distintas a tu actividad; por ejemplo, si planeas vender un vehiculo o una computadora. Paso 2: Evaluar las salidas de efectivo. Para la previsión de los gastos, elabora un resumen mensual de los pagos efectuados por categorías. Por ejemplo: pagos a proveedores y empleados, impuestos, pasivos, compras de equipo, etc. Una vez más, debes incluir sólo los pagos que efectúes en efectivo en el mes, así como los de aquellas compras que realizaste a crédito y que tienes que liquidar en ese período. Al realizar tu presupuesto, de acuerdo a las cifras del año anterior, aumenta el porcentaje de inflación anual que se hubiera reportado. Hasta el día de hoy, esta información la publica el Banco de México de manera mensual en el Diario Oficial de la Federación. Paso 3: Determinar tu flujo de efectivo. Para obtenerlo, cada mes resta al total de entradas de efectivo el total de salidas presupuestadas, de forma tal que obtengas un saldo inicial para el siguiente mes. MEJORE SU PRESUPUESTO EN FORMA CONTINUA Un negocio es un ser viviente y, como tal, los planes en los movimientos de tesorería evolucionan y se modifican todo el tiempo. Para que el presupuesto de efectivo sea una herramienta cada vez con mayor valor, debes comparar mes a mes, las cifras proyectadas contra las reales. Para ello, agrega una columna con las cifras reales obtenidas mensualmente y haz un análisis de las razones de las diferencias registradas. Si por ejemplo, las entradas reales no corresponden a las presupuestadas durante tres meses, es imperante realizar una revisión del presupuesto del año completo. Tal vez necesites retrasar algunas compras a proveedores o pedir un crédito al banco. El presupuesto te dará esta información invaluable: si vas a necesitar fondos es mejor pedirlos antes de necesitarlos.